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Wie Du verhinderst, dass sich Deine Teilnehmer*innen im virtuellen Seminarraum verlaufen

Finde den richtigen Anbieter

Ich hatte in den letzten Jahren das Glück, dass ich bei verschiedenen Bildungsträgern engagiert wurde und dadurch mit den unterschiedlichen Anbietern für virtuelle Klassenräume arbeiten konnte.  Ich habe Cisco Webex und teams kennen gelernt, hatte Seminare mit Skype for business. Und zoom; das einzige Tool welches ich mir selbst ausgesucht habe. In einigen anderen Plattformen habe ich mir Probe-Accounts angelegt, um auszuprobieren, welche Plattform mir am meisten von dem bietet, was ich für meine Arbeit benötige und meine Ansprüche erfüllt.

Wenn Du ein Präsenz-Trainer oder Dozent bist und vor der Frage stehst, mit welchem Anbieter Du arbeiten möchtest, um erfolgreich Online-Seminare zu halten, solltest Du Dich vorher mit den unterschiedlichen Plattformen auseinandersetzen, um heraus zu finden, welche für Dich infrage kommt. Dazu solltest Du Dir im vor hinein folgende Frage stellen:

Welchen Zweck verfolgst Du mit Deinem Online Seminar?

Aber auch hier gibt es Unterschiede. Es könnte es ja sein, dass Du nur Webinare halten möchtest, die eher Marketingstrategien verfolgen. Du benötigst vielleicht einen virtuellen Raum, um Dich mit Trainerkollegen – und Kolleginnen auszutauschen oder organisatorische Fragen zu klären. Oder machst Du auch individuellen Coachings? Begleitest Du als Führungskraft virtuelle Teams bei ihren Aufgaben?

Sind es eher klassische Seminare zu Verbreitung von Lerninhalten bei Unternehmen oder Bildungsträgern? Vielleicht hältst Du auch zukünftig eigene offene Bildungsangebote online. Oft sind Trainer und Dozenten ja auch mit unterschiedlichen Schwerpunkten unterwegs.

Die Anbieter von virtuellen Seminarräumen bieten für die unterschiedlichen Nutzungen unterschiedliche Angebote und Preismodelle an. Bei Deiner Wahl wäre es zukunftsorientiert, nicht nur Deinen heutigen Bedarf zu berücksichtigen, sondern zu überlegen, wo will ich in Zukunft mit Online-Seminaren hin? Ein Upgrade ist bei vielen Anbietern relativ problemlos möglich; der Anbieterwechsel ist wahrscheinlich aufwendiger, besonders wenn Du aufwendig Daten im virtuellen Raum hinterlegt hast.

Zielsetzung Deiner Seminare?

Die nächste Frage die Du Dir vor der Recherche stellen solltest, ist die Frage nach der Zielsetzung Deiner Seminare. Es könnte ja sein, dass Du Prüflinge auf eine formelle Abschlussprüfung vorbereiten sollst. Du könntest Kommunikationsseminare geben, Führungskräftetraining und Sprachschulungen. Deine Kunden bekommen spezialisierte Softwaretraining. Ich erinnere mich, dass meine Freundin gerade Menschen beibringt auf dem Tablet mit einer speziellen Software zu zeichnen.

Das macht sie auch live –  natürlich online.

Wer ist Deine Zielgruppe?

Dein Anforderungsprofil ist jedoch erst vollständig, wenn Du Deine Zielgruppe gefunden hast. Wer sind Deine Teilnehmer? Führungskräfte, Auszubildende, Techniker, Bildungsverantwortliche?  Denn die Zielgruppe hat einen enormen Einfluss auf die Auswahl der Plattform. Die Komplexität eines Anbieters ist immer gut für die Methodenwahl, allerdings birgt das auch immer die Gefahr, dass Teilnehmer/innen sich technisch total überfordert fühlen.

Deine Anforderungen

Als Präsenztrainer bist Du es gewohnt bestimmte Werkzeuge zur Verfügung zu haben. Der Eine benötigt einen Beamer und einen Rechner für eine Präsentation, der Nächste möchte ein Whiteboard und Post-its, ich hätte dann gerne mindestens 2 Flip-Charts und meine schönen Neuland Stifte.

Im virtuellen Training musst Du auf viele Möglichkeiten mit den Teilnehmer*innen gar nicht verzichten.

Die folgende Tabelle zeigt Dir mögliche Werkzeuge und die Anwendungsmöglichkeiten

WerkzeugeSeminareinsatz
WebcamVorstellungsrunden, Kommunikation
Dozentenwebcam bei Präsentationen
WhiteboardBrainstorming, Clustern von Beiträgen (teilweise kann man die Beiträge verschieben), gemeinsames Arbeiten mit grafischen Elementen oder Textwerkzeugen (Schreibrechte für alle Teilnehmer*innen)
TextchatFragen, Informationen an alle Teilnehmer*innen, Aufgabenstellungen, Sammlung von Ideen
AktivitätsleisteAnzeige wer gerade spricht, Anzeige über Audio und Videoaktivität, namentliche Nennung der Teilnehmer*innen
PräsentationswerkzeugPräsentationen in unterschiedlichen Formaten
Abspeichern des Whiteboards und der Bearbeitungen
DateitransferBereitstellung von Arbeitsunterlagen während eines Online-Seminars
UmfragewerkzeugAllgemeine Umfragen, Wissensfragen, Feedback-Fragen
Teilen von Anwendungen
Dateiformate und Anwendungen zeigen, die nicht unbedingt auf den Rechnern der Teilnehmer*innen installiert sein müssen.  Kommentarfunktionen mit Zeichenwerkzeugen. Kollaboratives Bearbeiten von Dokumenten durch eine Freigabe und Erteilung von Bearbeitungsrechten
WebbrowserBereitstellen von Links für das Recherchieren direkt aus dem virtuellen Raum heraus
AufzeichnungProtokoll und Feedback, Wiederholung
GruppenräumePaararbeit und Kleingruppenarbeit
ProtokollwerkzeugFühren von Protokollen und Mitschriften während eines Online-Seminars, Teilnehmernotizen
ModeratorenstatusTeilnehmer können ihren Bildschirm präsentieren
RemoteModerator kann Fernsteuerung der Teilnehmergeräte übernehmen

Die Bezeichnung der einzelnen Werkzeuge können bei dem jeweiligen Anbieter verschieden sein. Bei zoom heißen beispielsweise die Gruppenräume „breakout rooms“. Deshalb ist es wichtig, wenn Du recherchierst, die Funktionsbeschreibungen zu lesen und bestenfalls einen Testlauf mit den Funktionen zu machen, damit Du Dir sowohl aus der Moderatorensicht als unbedingt auch aus der Teilnehmersicht ein Bild machst. Für Dich als Trainer ist es, meines Erachtens nicht nur ausschlaggebend wie nutzerfreundlich die Software für Dich als Administrator ist, sondern auch wie einfach es ist, externe Präsentations- oder Bearbeitungstools in die Plattform einzubinden

Manche Anwendungen kommen bei Moderatoren super gut an, sind aber für das Handling der ungeschulten Teilnehmer*innen oft wenig intuitiv zu bedienen. Im letzten Blogartikel Schwierigkeiten beim Online Seminar bin ich darauf eingegangen, wie wichtig das technische Thema ist. Denke einfach mal zurück an Dein erstes Mal als Teilnehmer*in bei einem Online Seminar; wie hast Du Dich gefühlt mit der Kameraeinstellung oder dem Ton. Wie war das als Du Dich selbst gesehen hast?  Je einfacher die Bedienung für die Teilnehmer*innen ist und je klarer die Anwendungsmöglichkeiten für Deine Teilnehmenden sind, desto einfacher ist am Ende für Dich der Seminarstart.

Sind die möglichen Werkzeuge schnell zu finden? Können Teilnehmer*innen mit ein paar Mausklicks ein bestimmtes Tool nutzen? Können die Teilnehmenden leicht auf freigegebene Daten zugreifen? Ist der Chat übersichtlich? Nur, wenn die Teilnehmer leicht arbeiten können ist Dir ein erfolgreiches Online-Seminar möglich. Wenn jeder zweite Satz der Teilnehmenden ist „Wo finde ich dies oder wie geht das“ hängst Du in einer unendlichen Schleife und hast keine Chance Deine Inhalte zu vermitteln. Abgesehen davon, dass die Teilnehmenden zunehmend demotiviert und womöglich auch frustriert sind; denn was demotiviert Lernende am meisten: Misserfolge. Stell Dir einfach vor wie Deine Zielgruppe das Whiteboard bedienen soll. Ist die Oberfläche gut strukturiert und bietet auch eine gute Ansicht für zu bearbeitende Dokumente?

Ein gefühlter Nachteil bei Online-Seminaren ist, dass Du nicht weißt mit welchem Gerät die Teilnehmer*innen an Deinem Online-Seminar teilnehmen. Deswegen ist im Vorhinein zu klären, welche Systemvoraussetzungen gibt es für die Software? Können die Teilnehmer*innen sich einfach mit einem Link einloggen oder müssen sie eine Software laden? Muss man sich vielleicht schon vorher mit einem kleinen Profil und einem Passwort anmelden? Benötigen Teilnehmende eine E-Mail-Adresse oder werden keine Daten zur Anmeldung benötigt.

Dazu kommt die Frage sind alle Windows Systeme, Android und Apple IOS ohne Probleme nutzbar? Ich rate Dir auf jeden Fall die Ansichten zu testen, damit Du auch hier Deinen Teilnehmern, die ein anderes System nutzen, bei der Anmeldung behilflich sein kannst.

Viele der Anwendungen arbeiten inzwischen Browserbasiert, so dass es da keine Probleme geben sollte welches System die Teilnehmer*innen benutzen.

Die Audioqualität ist extrem wichtig für Dich als Dozent als auch für die Teilnehmer/innen, leider ist auch sie abhängig von der Bandbreite und Stabilität des Internets. Es kann hier durchaus sinnvoll sein einen Anbieter zu haben, der es auch ermöglicht per Telefon teilzunehmen. Das ermöglicht eine alternative Teilnahme-Möglichkeit, falls es doch zu Audio-Problemen durch Netzschwankungen kommt.

Datenschutz

Die Berücksichtigung von Datenschutzbestimmungen habe ich ja in meiner Checkliste angesprochen. Das Thema ist sicher vom Umfang für einen eigenen Artikel geeignet. Hier ist immer wieder die Frage: Wo stehen die Server? Gibt es Datenverarbeitungsverträge, die der DSGVO entsprechen? Wie kann ich auch mit einem amerikanischen Anbieter so arbeiten, dass die Daten der Teilnehmenden sicher sind? Sicher ein ausschlaggebendes Kriterium für eine Entscheidung, da sich einige Unternehmen tatsächlich auch weigern mit diesen Anbietern zu arbeiten.

Preise

Bei der Preisgestaltung gibt es zwei entscheidende Faktoren. Das sind Deine angenommenen Teilnehmerzahlen und die Dauer Deiner Seminare. Preislich ist man wahrscheinlich mit einer Jahresabrechnung am besten bedient. Es gibt aber auch die Möglichkeit der monatlichen Zahlungsweise oder Abrechnung pro Teilnehmer. Vertragsbindungen reichen von keiner Frist über monatliche Fristen bis zu jährlichen Verträgen. Das Upgraden auf ein höheres Volumen ist meist ohne Probleme möglich.

Ich wünsche Dir einen erfolgreichen Verlauf Deiner Online Seminaren. Falls Du noch Fragen zur Technik hast, kannst Du Dir gerne meine kostenlose Checkliste für den Online Start herunterladen oder schreibe mir Deine Fragen gerne in die Kommentare.

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