Host bedeutet Gastgeber*in – 10 goldene Regeln

Der Trainer hat im Zoom-Zeitalter eine neue Identität bekommen – er ist der Host.

Die Rolle eines Host ist zugegeben nicht immer einfach: Du musst gleichzeitig Dozent*in, Moderator*in und Technik-Support in einer Person vereinen.

Natürlich spielen wir auch in Präsenzveranstaltungen eine oder mehrere dieser Rollen gleichzeitig, jedoch ist die Umsetzung auf Distanz unter Umständen noch etwas komplexer oder einfach weniger vertraut.

Host bedeutet wörtlich übersetzt einfach nur Gastgeber*in. Genau das wollen wir idealerweise sein – derjenige, der dafür sorgt, dass sich alle Teilnehmer*innen wohlfühlen und in unserem virtuellen Raum zurechtfinden.

Egal, ob Du noch Novize in der Online-Sphäre bist, oder Dich schon besser auskennst: Als Host einer Online-Veranstaltung kannst Du verschiedene Maßnahmen ergreifen, um den Ablauf optimal zu gestalten und zu steuern.

Hier daher 10 Tipps, mit denen Du sofort zu einem souveränen Host wirst:

1. Ein freundliches Wartezimmer

Wir machen uns gerne Gedanken um unseren (virtuellen) Hintergrund, aber dabei ist der erste Eindruck unseres Meetingraumes schon vor dem Eintritt in eine Session sichtbar.

Es empfiehlt sich daher, einen Warteraum einzurichten, der mit einer personalisierten Nachricht oder auch mit einem netten Bild Deine Teilnehmer*innen gleich zu Beginn freundlich empfängt.

Außerdem behältst Du mit einem Warteraum auch die Kontrolle darüber, wer Deinem Meeting beitritt und verhinderst die Situation, dass Deine Teilnehmer*innen bereits vor Dir im Meetingraum sind. Denn als Online-Gastgeber*in solltest Du in den meisten Fällen wohl auch die Veranstaltung offiziell einläuten.

Dabei versteht sich Pünktlichkeit natürlich von selbst – am besten planst Du sogar immer ein paar Minuten zusätzlich ein, um Dein Setting in Ruhe aufzubauen.

Wie so viele extra Funktionen muss der Warteraum bei Zoom übrigens im Web-Portal aktiviert werden, bevor man ihn nutzen kann.

2. Der Host macht das Licht aus

Als Kapitän verlässt man immer als Letzter das Schiff. Denn wenn die Session an sich positiv verlaufen ist, möchtest Du Deine Gäste doch nicht mit der Nachricht „Der Host hat das Meeting beendet“ abrupt rauskehren.

Das fühlt sich nicht gut an und beendet einen produktiven Seminartag auf eine etwas plötzliche Weise. Lasse Deine Teilnehmer*innen lieber im Anschluss an eine herzliche Verabschiedung eigenständig den Raum verlassen.

Denn genauso wie die offizielle Einleitung obliegt dem Host als Gastgeber auch die Beendigung eines Tages. Denn man knallt ja seinen Gästen nach einem schönen Abend auch nicht einfach so die Haustür vor der Nase zu.

3. Moderation

Als Leiter einer Zoom-Session findet man sich oft in der Rolle des Moderators wieder. Dabei bedeutet Moderator*in auch nicht immer Redeführer. Es kann sich anbieten, den Teilnehmer*innen selbst so viele Redebeiträge wie möglich einzuräumen und sich den Verlauf einer Session ganz natürlich entwickeln zu lassen.

Dabei sorgst Du dafür, dass die Unterhaltung sich nicht allzu weit vom inhaltlichen Schwerpunkt entfernt, lässt aber auch genügend Raum für kleine Umwege.

4. Co-Moderation

Falls möglich und umsetzbar, ist ein Co-Moderator bei größeren Online-Veranstaltungen durchaus ratsam. Auf diese Weise kannst Du dich erst wirklich auf die Rolle des Hosts konzentrieren und wirst nicht ständig von individuellen Kleinigkeiten abgelenkt.

Auch wenn Du als Host also weiterhin das Zepter in der Hand behältst, kann das Delegieren einiger technischer oder organisatorischer Aufgaben an einen Co-Host Dir das Leben sehr erleichtern.

Dabei sind eine gute Einweisung und Kommunikation mit dem Co-Moderator entscheidend. Sollen beispielsweise Links oder Dateien in den Chat gestellt werden, sollte dies im Vorfeld besprochen werden, damit sich auch der Assistent entsprechend vorbereiten und Dir optimal zuarbeiten kann.

5. Voreinstellungen sinnvoll treffen

Wenn Du als Host ein Meeting planst, beachte ruhig bereits dann die Einstellungen. Bei Konferenztools wie Zoom kannst Du sehr viele Dinge im Vorfeld einstellen und so einen optimalen Start in den Live Call begünstigen. Je nach Kontext und Gruppengröße kann es beispielsweise sinnvoll sein, die Mikrofone aller Teilnehmer*innen erst einmal standardmäßig stumm zu schalten.

Es lohnt sich auch allgemein immer, die Einstellungen des jeweiligen Tools genau zu studieren. Denn oftmals verbergen sich hier praktische Extra-Features oder Gründe für technische Probleme. Du kannst hier etwa bewusst kontrollieren, welche Teilnehmer*innen ihren Bildschirm teilen dürfen oder wie der Chat genutzt werden kann.

In Zoom kannst Du ein Meeting auch beispielsweise wiederkehrend stattfinden lassen und die jeweils getroffenen Voreinstellungen und der Link bleiben dann für dieses Meeting immer gleich.

6. Testen was geht

Wenn Du Dich mit einem Konferenz-Tool noch nicht besonders gut auskennst, kann es Dir helfen, den Ernstfall zu proben.

Erstelle einfach einmal ein Test-Meeting und probiere die verschiedenen Möglichkeiten und Funktionen mit einem Freund oder Kollegen durch. Auf diese Weise wirst Du Dich im richtigen Online-Seminar wesentlich souveräner fühlen!

7. Du bist das Vorbild

Als Host gehst Du immer mit gutem Beispiel voran. Insbesondere, wenn Du mit Kunden oder Teilnehmer*innen zu tun hast, solltest Du daher sicherstellen, dass Deine technische Ausstattung funktioniert und qualitativ angemessen ist.

Wenn Du regelmäßig Online-Meetings oder -Seminare hältst, lohnt sich die Investition in eine externe Kamera und ein Mikrofon also auf jeden Fall. So machst Du gleich einen professionellen Eindruck.

Du solltest auch immer dafür sorgen, dass im Hintergrund keine unnötigen Ablenkungen oder Geräuschquellen zu sehen und zu hören sind. Für vorbeifahrende Züge kannst Du natürlich nichts, aber ständiges Smartphone-Klingeln stört die Konzentration aller Teilnehmer*innen.

Falls Du in einer Flugschneise oder an Bahngleisen leben solltest und daher wenig Einfluss auf die Geräuschkulisse hast, solltest Du Dir eventuell überlegen, Deinen Arbeitsbereich mit Schalldämmplatten auszukleiden.

8. Sei vorbereitet – und bleib’ ruhig

Gute Vorbereitung versteht sich für Dich wahrscheinlich von selbst.

Natürlich können aber bei Live Calls immer unvorhergesehene Dinge passieren oder die Technik nicht mitspielen. Auch dieses Phänomen ist Dir aus der Präsenz vermutlich bekannt – also nicht die Fassung verlieren.

Es kann zusätzlich eine gute Idee sein, immer ein Glas Wasser bereit stehen zu haben – falls mal die Stimme versagt.

Außerdem kannst Du immer flexible Pausen einstreuen, wenn sich ein bestimmtes Problem einmal als hartnäckiger herausstellen sollte.

9. Klar kommunizieren

In manchen Fällen mag es für Dich oder im Sinne der Veranstaltung nützlich sein, die aktuelle Live Session aufzuzeichnen.

In solchen Fällen solltest Du immer sicherstellen, dass Du Deinen Teilnehmer*innen die Aufnahme und deren Zweck sowie weitere Verwendung deutlich kommunizierst. Eventuell möchten einige Anwesende dann lieber nicht mit eingeschalteter Kamera erscheinen und diese Entscheidung musst Du ihnen auch zugestehen.

10. Noch ein Geheimtipp – Tastenkürzel verwenden!

Zoom bietet in seinen Einstellungen die Möglichkeit, Tastatur-Shortcuts zu nutzen. Dabei sind einige sehr nützliche Funktionen, die Dir während einer Live Session viel Zeit sparen können.

Es empfiehlt sich, insbesondere die Shortcuts für „Alle Teilnehmer stumm schalten“ oder „Bildschirm teilen“ im Kopf zu behalten.

Als Host bist Du dafür zuständig, dass Deine Veranstaltung strukturiert abläuft. Du eröffnest und schließt ein Online-Seminar und sorgst dafür, dass sich Deine Teilnehmer*innen wohlfühlen.

Im Prinzip bist Du mit dieser Rolle also aus der Präsenz schon sehr vertraut – nur das Medium ist eventuell neu oder hat andere Voraussetzungen. Wenn Du Dich immer noch unsicher fühlst, empfiehlt sich besonders Tipp Nummer 6: Teste einfach in Ruhe alle Funktionen und mache Dich in einem geschützten Umfeld mit der Technik vertraut.

Auch für alte Hasen unter den Online-Trainer*innen gilt aber, dass man auf der Höhe bleiben sollte. Denn Dienste wie Zoom tüfteln ständig an neuen Updates und Funktionen, die man leicht übersehen kann, wenn man sich nicht auf dem Laufenden hält.