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Wie verhält man sich in einer Zoom-Konferenz am gruppendienlichsten? – 10 Tipps

Wir kennen sie alle und vermutlich haben wir sie auch schon ungewollt selbst verursacht: Die Störungen im Zoom Call.

Dabei ist dies natürlich selten böse Absicht, sondern eher auf mangelnde Vertrautheit mit dem Medium zurückzuführen.

Gewisse Grundregeln lassen sich schon aus der Präsenz ableiten, müssen aber in einem Online-Kontext teilweise noch genauer beachtet werden, um den strukturierten Ablauf einer Veranstaltung zu gewährleisten.

Als Basis für alle Live Calls gilt natürlich: Die Technik sollte funktionieren. Doch selbst wenn die Technik keine Probleme macht, können Kommunikationshürden die Online-Arbeit erschweren.

Daher hier nun 10 Tipps, wie man sich als regelmäßige Teilnehmer*in von Live Calls am gruppendienlichsten verhält:

1. Pünktlichkeit

Die erste Grundregel versteht sich natürlich eigentlich von selbst und gilt für Host und Teilnehmer*innen gleichermaßen.

Unpünktlichkeit ist so unhöflich, weil man damit gewissermaßen ohne es zu wollen aussagt: Meine Zeit ist wichtiger als die aller anderen.

2. Falls man verspätet ist, kein Aufsehen erregen

Sollte man die goldene Regel der Pünktlichkeit einmal aus einem unerfindlichen Grund brechen müssen, empfiehlt es sich auf lange Erklärungen zu verzichten. Denn das interessiert die anderen Teilnehmer*innen im Prinzip auch nicht wirklich und unterbricht nur den Flow der Veranstaltung.

Falls man sich wirklich dringend erklären möchte, reicht ein kurzes Statement im Chat.

3. Stummschalten ist Gold

Egal ob der Schuldige der Hund, die Partner*in oder eine Mitbewohner*in ist: Laute Nebengeräusche stören die Konzentration aller Lernenden.

In der Regel empfiehlt es sich sowieso, wenn man gerade nicht spricht, das Mikrofon stumm zu schalten – das schafft insbesondere bei großen Veranstaltungen mehr Ruhe und erlaubt den Fokus auf die Redenden.

Man kann übrigens auch ganz viele einfache Fragen sehr gut nonverbal beantworten. Ein Nicken können die anderen schnell als Zustimmung interpretieren und sorgt nicht für unnötiges Audio-Chaos.

Das Stummschalten verhindert gleichzeitig auch unschöne akustische Phänomene wie Rückkopplungen, die durch die Interferenz von verschiedenen technischen Geräten entstehen.

4. Chat nutzen

Der Chat ist eine gute Allround-Lösung für viele Zwischenfragen und Bemerkungen. Hier kannst Du auch gut Rückfragen an einzelne Teilnehmer*innen stellen, auch wenn die Veranstaltung bereits thematisch zum nächsten Punkt übergegangen ist.

Dabei gilt natürlich: Der Chat ist nicht die Hauptattraktion und sollte eher unterstützend zur eigentlichen Unterhaltung genutzt werden. Es ist genauso unhöflich, ständig in privaten Chats die murmelnden Nebengespräche der Präsenz zu simulieren.

Man kann dem Host einen Gefallen tun, wenn man aktuelle Fragen mit einem Hashtag – wie etwa #Frage – versieht, denn so sind sie wesentlich leichter zu finden. Zudem kann der Host dann entscheiden, auf welche Dinge er nochmal im Plenum eingehen möchte.

5. Still und leise vorzeitig verabschieden

Den Chat kann man durchaus auch für eine kurze Verabschiedung nutzen, wenn man den Call einmal vorzeitig verlassen muss. Auch zu diesem Zweck ist es nicht immer nötig, den Fluss der Veranstaltung für alle zu unterbrechen.

Eine freundliche Verabschiedung im Chat reicht vor allem bei größeren Teilnehmerfeldern völlig aus.

6. Nicht jede Störung kommentieren

Technische Probleme kommen vor, das wissen wir alle. Einfach eine Sekunde Geduld haben, die Dinge auf der eigenen Seite zuerst überprüfen.

Oftmals hat man schließlich einfach selbst aus Versehen eine Einstellung geändert. Falls sich nichts ändert, neu einwählen oder Browser wechseln. Im Zweifelsfall den vorhandenen Co-Moderator kontaktieren und die Störung im 1:1-Chat beheben.

7. Sprecherdisziplin

Auch wenn wir alle schon längst aus der Schule raus sind: Melden ist wieder im Trend.

Die Nutzung der Funktion „Hand heben“ wird meistens gerne gesehen. Dann kann man warten, bis man vom Host zum Sprechen aufgefordert wird. Das erfordert unter Umständen ein wenig Training, erhöht aber die Struktur und Ordnung einer Veranstaltung enorm.

So verhindert man auch den Wortsalat, der häufig durch die leichte Audio-Verzögerung entsteht.

8. Werbelinks sind tabu

Die Veranstaltung anderer ist der falsche Raum, um sich selbst zu promoten.

Im Zweifelsfall immer kurz privat beim Host nachfragen, bevor man externes Material teilt.

9. Homeoffice ist nicht Zuhause

Auch wenn viele von uns aktuell von Zuhause arbeiten: Wenn es um Meetings oder Seminare geht, sollte man sich genauso kleiden, wie man es in Präsenz machen würde. Es mag manchmal verlockend sein, im Homeoffice die üblichen Regeln schleifen zu lassen, aber das kommt nicht bei allen Gesprächspartner*innen gut an.

Je nach Anlass sind hier natürlich unterschiedliche Rahmenbedingungen gegeben, aber es kann unter Umständen peinlich werden, wenn die anderen Teilnehmer*innen feststellen, dass man sich nur von der Taille aufwärts angemessen gekleidet hat.

Und grundsätzlich gilt auch: Das Video sollte anbleiben. Nichts ist schlimmer für einen Host, als wenn er versuchen muss eine Verbindung zu schwarzen Kacheln herzustellen. Auch auf die Mimik sollte man achten – Gähnen und schweifende Augen fallen online sogar noch unangenehmer auf.

Auch den Hintergrund sollte man immer berücksichtigen – aufgeräumt sollte es mindestens sein. Falls dazu mal die Zeit fehlt, oder man allgemein den anderen Teilnehmer*innen keinen Einblick in die privaten Räume gewähren möchte, empfiehlt sich ein virtueller Hintergrund.

In diesem Artikel findest Du alle Infos und viele Tipps, was es bei virtuellen Hintergründen zu beachten gibt:

Virtuelle Hintergründe

10. Vorbereitet sein

Am besten ist es, wenn man trotz kürzerer Wege Zuhause ideal vorbereitet ist und alle benötigten Materialien griffbereit hat, sodass keine unnötigen Unterbrechungen entstehen.

Fragen oder Programmpunkte, die man ansprechen möchte, sollte man sich notiert haben – man tut dem Host auch immer einen Gefallen, wenn man diese im Vorfeld beispielsweise per Mail ankündigt.

Auch für Teilnehmer*innen kann ein zweiter Bildschirm übrigens die Arbeit sehr erleichtern, um verschiedene Programme gleichzeitig im Blick halten zu können und das Kramen in digitalen Unterlagen zu minimieren.

Ein zweiter Bildschirm eignet sich gleichzeitig auch für Notizen. Alternativ tut es natürlich auch die analoge Variante von Stift und Zettel.

Man sollte auch immer auf das Teilen des eigenen Bildschirms vorbereitet sein. Desktop-Messies sollten daher unter Umständen vorher Ordnung auf dem Desktop und in den Browser-Tabs schaffen.

Diese 10 Regeln sind sicherlich nur ein grundsätzliches Gerüst. Es gibt einige klare Dos und Don’ts bei Online Sessions, aber manche Dinge sind vielleicht auch situationsabhängig.

Da Online-Seminare generell anstrengender sein können, profitieren alle Teilnehmer*innen von der Einhaltung gewisser Regeln, um den Austausch effektiver zu gestalten.

Grundsätzlich gilt: Je größer das Teilnehmerfeld, desto wichtiger ist die Einhaltung eines geordneten Ablaufs. Wenn es nicht die eigene Veranstaltung ist, sollte man versuchen der vorgegebenen Struktur des Host zu folgen.

Falls Du 10 Grundregeln für Hosts benötigst, kannst Du sie im Artikel der letzten Woche finden:

Host bedeutet Gastgeber*in – 10 goldene Regeln

Host bedeutet Gastgeber*in – 10 goldene Regeln

Der Trainer hat im Zoom-Zeitalter eine neue Identität bekommen – er ist der Host.

Die Rolle eines Host ist zugegeben nicht immer einfach: Du musst gleichzeitig Dozent*in, Moderator*in und Technik-Support in einer Person vereinen.

Natürlich spielen wir auch in Präsenzveranstaltungen eine oder mehrere dieser Rollen gleichzeitig, jedoch ist die Umsetzung auf Distanz unter Umständen noch etwas komplexer oder einfach weniger vertraut.

Host bedeutet wörtlich übersetzt einfach nur Gastgeber*in. Genau das wollen wir idealerweise sein – derjenige, der dafür sorgt, dass sich alle Teilnehmer*innen wohlfühlen und in unserem virtuellen Raum zurechtfinden.

Egal, ob Du noch Novize in der Online-Sphäre bist, oder Dich schon besser auskennst: Als Host einer Online-Veranstaltung kannst Du verschiedene Maßnahmen ergreifen, um den Ablauf optimal zu gestalten und zu steuern.

Hier daher 10 Tipps, mit denen Du sofort zu einem souveränen Host wirst:

1. Ein freundliches Wartezimmer

Wir machen uns gerne Gedanken um unseren (virtuellen) Hintergrund, aber dabei ist der erste Eindruck unseres Meetingraumes schon vor dem Eintritt in eine Session sichtbar.

Es empfiehlt sich daher, einen Warteraum einzurichten, der mit einer personalisierten Nachricht oder auch mit einem netten Bild Deine Teilnehmer*innen gleich zu Beginn freundlich empfängt.

Außerdem behältst Du mit einem Warteraum auch die Kontrolle darüber, wer Deinem Meeting beitritt und verhinderst die Situation, dass Deine Teilnehmer*innen bereits vor Dir im Meetingraum sind. Denn als Online-Gastgeber*in solltest Du in den meisten Fällen wohl auch die Veranstaltung offiziell einläuten.

Dabei versteht sich Pünktlichkeit natürlich von selbst – am besten planst Du sogar immer ein paar Minuten zusätzlich ein, um Dein Setting in Ruhe aufzubauen.

Wie so viele extra Funktionen muss der Warteraum bei Zoom übrigens im Web-Portal aktiviert werden, bevor man ihn nutzen kann.

2. Der Host macht das Licht aus

Als Kapitän verlässt man immer als Letzter das Schiff. Denn wenn die Session an sich positiv verlaufen ist, möchtest Du Deine Gäste doch nicht mit der Nachricht „Der Host hat das Meeting beendet“ abrupt rauskehren.

Das fühlt sich nicht gut an und beendet einen produktiven Seminartag auf eine etwas plötzliche Weise. Lasse Deine Teilnehmer*innen lieber im Anschluss an eine herzliche Verabschiedung eigenständig den Raum verlassen.

Denn genauso wie die offizielle Einleitung obliegt dem Host als Gastgeber auch die Beendigung eines Tages. Denn man knallt ja seinen Gästen nach einem schönen Abend auch nicht einfach so die Haustür vor der Nase zu.

3. Moderation

Als Leiter einer Zoom-Session findet man sich oft in der Rolle des Moderators wieder. Dabei bedeutet Moderator*in auch nicht immer Redeführer. Es kann sich anbieten, den Teilnehmer*innen selbst so viele Redebeiträge wie möglich einzuräumen und sich den Verlauf einer Session ganz natürlich entwickeln zu lassen.

Dabei sorgst Du dafür, dass die Unterhaltung sich nicht allzu weit vom inhaltlichen Schwerpunkt entfernt, lässt aber auch genügend Raum für kleine Umwege.

4. Co-Moderation

Falls möglich und umsetzbar, ist ein Co-Moderator bei größeren Online-Veranstaltungen durchaus ratsam. Auf diese Weise kannst Du dich erst wirklich auf die Rolle des Hosts konzentrieren und wirst nicht ständig von individuellen Kleinigkeiten abgelenkt.

Auch wenn Du als Host also weiterhin das Zepter in der Hand behältst, kann das Delegieren einiger technischer oder organisatorischer Aufgaben an einen Co-Host Dir das Leben sehr erleichtern.

Dabei sind eine gute Einweisung und Kommunikation mit dem Co-Moderator entscheidend. Sollen beispielsweise Links oder Dateien in den Chat gestellt werden, sollte dies im Vorfeld besprochen werden, damit sich auch der Assistent entsprechend vorbereiten und Dir optimal zuarbeiten kann.

5. Voreinstellungen sinnvoll treffen

Wenn Du als Host ein Meeting planst, beachte ruhig bereits dann die Einstellungen. Bei Konferenztools wie Zoom kannst Du sehr viele Dinge im Vorfeld einstellen und so einen optimalen Start in den Live Call begünstigen. Je nach Kontext und Gruppengröße kann es beispielsweise sinnvoll sein, die Mikrofone aller Teilnehmer*innen erst einmal standardmäßig stumm zu schalten.

Es lohnt sich auch allgemein immer, die Einstellungen des jeweiligen Tools genau zu studieren. Denn oftmals verbergen sich hier praktische Extra-Features oder Gründe für technische Probleme. Du kannst hier etwa bewusst kontrollieren, welche Teilnehmer*innen ihren Bildschirm teilen dürfen oder wie der Chat genutzt werden kann.

In Zoom kannst Du ein Meeting auch beispielsweise wiederkehrend stattfinden lassen und die jeweils getroffenen Voreinstellungen und der Link bleiben dann für dieses Meeting immer gleich.

6. Testen was geht

Wenn Du Dich mit einem Konferenz-Tool noch nicht besonders gut auskennst, kann es Dir helfen, den Ernstfall zu proben.

Erstelle einfach einmal ein Test-Meeting und probiere die verschiedenen Möglichkeiten und Funktionen mit einem Freund oder Kollegen durch. Auf diese Weise wirst Du Dich im richtigen Online-Seminar wesentlich souveräner fühlen!

7. Du bist das Vorbild

Als Host gehst Du immer mit gutem Beispiel voran. Insbesondere, wenn Du mit Kunden oder Teilnehmer*innen zu tun hast, solltest Du daher sicherstellen, dass Deine technische Ausstattung funktioniert und qualitativ angemessen ist.

Wenn Du regelmäßig Online-Meetings oder -Seminare hältst, lohnt sich die Investition in eine externe Kamera und ein Mikrofon also auf jeden Fall. So machst Du gleich einen professionellen Eindruck.

Du solltest auch immer dafür sorgen, dass im Hintergrund keine unnötigen Ablenkungen oder Geräuschquellen zu sehen und zu hören sind. Für vorbeifahrende Züge kannst Du natürlich nichts, aber ständiges Smartphone-Klingeln stört die Konzentration aller Teilnehmer*innen.

Falls Du in einer Flugschneise oder an Bahngleisen leben solltest und daher wenig Einfluss auf die Geräuschkulisse hast, solltest Du Dir eventuell überlegen, Deinen Arbeitsbereich mit Schalldämmplatten auszukleiden.

8. Sei vorbereitet – und bleib‘ ruhig

Gute Vorbereitung versteht sich für Dich wahrscheinlich von selbst.

Natürlich können aber bei Live Calls immer unvorhergesehene Dinge passieren oder die Technik nicht mitspielen. Auch dieses Phänomen ist Dir aus der Präsenz vermutlich bekannt – also nicht die Fassung verlieren.

Es kann zusätzlich eine gute Idee sein, immer ein Glas Wasser bereit stehen zu haben – falls mal die Stimme versagt.

Außerdem kannst Du immer flexible Pausen einstreuen, wenn sich ein bestimmtes Problem einmal als hartnäckiger herausstellen sollte.

9. Klar kommunizieren

In manchen Fällen mag es für Dich oder im Sinne der Veranstaltung nützlich sein, die aktuelle Live Session aufzuzeichnen.

In solchen Fällen solltest Du immer sicherstellen, dass Du Deinen Teilnehmer*innen die Aufnahme und deren Zweck sowie weitere Verwendung deutlich kommunizierst. Eventuell möchten einige Anwesende dann lieber nicht mit eingeschalteter Kamera erscheinen und diese Entscheidung musst Du ihnen auch zugestehen.

10. Noch ein Geheimtipp – Tastenkürzel verwenden!

Zoom bietet in seinen Einstellungen die Möglichkeit, Tastatur-Shortcuts zu nutzen. Dabei sind einige sehr nützliche Funktionen, die Dir während einer Live Session viel Zeit sparen können.

Es empfiehlt sich, insbesondere die Shortcuts für „Alle Teilnehmer stumm schalten“ oder „Bildschirm teilen“ im Kopf zu behalten.

Als Host bist Du dafür zuständig, dass Deine Veranstaltung strukturiert abläuft. Du eröffnest und schließt ein Online-Seminar und sorgst dafür, dass sich Deine Teilnehmer*innen wohlfühlen.

Im Prinzip bist Du mit dieser Rolle also aus der Präsenz schon sehr vertraut – nur das Medium ist eventuell neu oder hat andere Voraussetzungen. Wenn Du Dich immer noch unsicher fühlst, empfiehlt sich besonders Tipp Nummer 6: Teste einfach in Ruhe alle Funktionen und mache Dich in einem geschützten Umfeld mit der Technik vertraut.

Auch für alte Hasen unter den Online-Trainer*innen gilt aber, dass man auf der Höhe bleiben sollte. Denn Dienste wie Zoom tüfteln ständig an neuen Updates und Funktionen, die man leicht übersehen kann, wenn man sich nicht auf dem Laufenden hält.