Erwartungsmanagement – 3 Methoden für den perfekten Start

Der Beginn einer Veranstaltung ist äußerst entscheidend. Erst >>letzte Woche haben wir speziell im Rahmen von Online-Veranstaltungen betont, wie wichtig auch die Vorbereitung einer Weiterbildung ist.

In diesem Zusammenhang geht es vor allem um die Abfrage von Kenntnisständen, Sensibilisierung für ein Thema und das Erwartungsmanagement.

Denn Teilnehmer:innen, die im Unklaren gelassen werden, bauen eher Lernwiderstände auf oder verlieren Motivation und Lernfreude.

Diese Woche schauen wir uns daher einmal konkret ein paar Methoden an, mit denen Dir durch thematische Vorbereitung ein besserer Start in die Veranstaltung gelingt:

Wieso wir bei den Erwartungen ansetzen sollten

Wir fassen gerne noch einmal zusammen, wieso die Vorbereitung einer Veranstaltung so wichtig ist:

Erwartungsmanagement ist einflussreicher, als uns manchmal bewusst ist. Denn was sich Teilnehmer:innen unter einem Stichwort vorstellen, kann mal mehr oder weniger mit der Realität zu tun haben.

Wenn Erwartungen nicht mit der Realität übereinstimmen, stellt sich oftmals Enttäuschung oder Ablehnung ein. Keine gute Voraussetzung für den Start.

Wenn wir also die Erwartungen an eine Veranstaltung schon vor Beginn richtig einstellen, können wir Missverständnissen vorbeugen und die Lernenden genau richtig vorbereiten und motivieren.

Am Ende des Tages leidet unter schlechter Vorbereitung also immer die Nachhaltigkeit Deiner Weiterbildung. Dagegen sind gut vorbereitete und eingestellte Lernende besonders motiviert und aufnahmefähig.

Diese Faktoren sind bei der Vorbereitung und im Erwartungsmanagement wichtig:

  • Deine Teilnehmer:innen kennen die Lernziele und haben auch bereits individuell klare Ziele formulieren können
  • Du kennst diese Ziele deiner Lernenden und kannst damit auf sie eingehen
  • Deine Teilnehmer:innen haben inhaltliche Fragen geklärt oder vorbereitet
  • Sie haben bereits erste Bezüge zu ihrem Berufsalltag hergestellt
  • Du weißt, auf welchem Wissensstand deine Teilnehmer:innen sind und kennst die ungefähren Backgrounds der Gruppenmitglieder

Auf Basis dieser vorbereitenden Aspekte können sich sowohl Lernende als auch Lernbegleiter:innen besser auf eine Veranstaltung vorbereiten, einlassen und sie gestalten.

Die wichtigen organisatorischen Fragen und die Lernziele sollten geklärt sein – darüber hinaus dürfen gerne noch inhaltliche Fragen bestehen, die die Lernenden dann mit in die Weiterbildung nehmen.

Denn wenn sie zu den Themen noch Fragen oder Diskussionsbedarf haben, hat die Vorbereitung erfolgreich ihre Neugier geweckt!

Methode 1: Die Wunschliste

Da das Erwartungsmanagement für den Verlauf der Weiterbildung so wichtig sein kann, musst Du die Erwartungen natürlich erst einmal kennen.

Die Frage: Was wünschst Du Dir von dieser Weiterbildung?

Hintergrund: Ein Überblick über die verschiedenen Erwartungshaltungen in der Gruppe, um später auch auf diese eingehen zu können

Wie genau Du die Frage(n) formulierst, kann sehr von Training oder Weiterbildung abhängen. Mögliche Varianten sind beispielsweise:

  • Was ist Dir wichtig?
  • Welche Effekte erhoffst Du Dir?
  • Welche Verhaltensänderungen wünscht Du Dir von Dir selbst oder anderen?
  • Welche Kompetenzen möchtest Du erlernen?

Diese Vorbereitungsmethode lässt sich übrigens auch prima über ein kollaboratives Tool (wie hier das Jamboard) umsetzen, wenn Du innerhalb der Gruppe transparent sein möchtest. So kannst Du nicht nur Erwartungen abfragen, sondern auch erste Interaktionen anregen und Dialoge in der Gruppe öffnen.

Es kann natürlich Situationen oder Themen geben, in denen dadurch hier eventuell Verzerrungen ausgelöst werden können. In solchen Fällen kannst Du diese Abfrage natürlich auch über andere Formen umsetzen, die in Einzelarbeit erfolgen – etwa indem die Teilnehmenden Dir ihre Erwartungen kurz stichwortartig per E-Mail oder über einen Fragebogen mit offenen Fragen rückmelden.

Wir finden allerdings die kollaborative Variante in den meisten Fällen besonders schön, da sie direkt zu Beginn gruppenzentriert ist und auch für Dich alle verschiedenen Erwartungen auf einen Blick zeigt.

Methode 2: Sensibilisierung

Es kann Themen geben, über die Teilnehmer:innen noch nie wirklich explizit nachgedacht haben, oder die sie einfach noch nicht so auf dem Radar hatten.

Da kann es sowohl inhaltlich vorbereiten als auch Lust auf die Veranstaltung machen, wenn wir vorher ein wenig gezielt thematisch sensibilisieren.

Die Aufgabe: Teilnehmer:innen sollen am Arbeitsplatz auf eine bestimmte Sache achten, als Beispiel: „In welchen Situationen treten besonders häufig Kommunikationsprobleme auf?“

Der Hintergrund: Die Teilnehmer:innen sehen erste Verbindungen des Themas zu ihrer Realität und ihrem Berufsalltag und erkennen so die Relevanz. Dir hilft es vor allem auch beim Transfer der Inhalte auf konkrete Probleme

Für welchen Themenbereich Du sensibilisieren willst, hängt natürlich ganz konkret von den Lernzielen Deiner Weiterbildung ab. Wenn Dein Thema Kommunikation und Führung ist, solltest Du zum Beispiel eine passende Frage, vielleicht ähnlich wie die oben genannte, wählen.

Die Aufgabe oder Frage sollte dabei nicht zu komplex sein, damit die Lernenden sie nicht ständig nachschauen müssen. Dann werden sie die Aufgabe nämlich eher direkt wieder vergessen. Wenn Du dagegen einen besonders prägnanten Aspekt heraussuchst, der ein konkretes Problem beschreibt, fällt ihnen das leichter.

Wenn die Gruppe so noch einmal im Vorfeld für das Thema sensibilisiert wurde, muss es natürlich auch schnell wieder aufgegriffen werden und sich in den entsprechenden Lernzielen wiederfinden.

Denn wenn Du den Teilnehmer:innen eine solche Frage in den Hinterkopf packst, musst Du ihnen im Anschluss auch Antworten und Lösungen bieten!

Methode 3: “Darauf kannst Du Dich freuen”

Ein wichtiges Stichwort neben dem Erwartungsmanagement ist wie immer die Motivation. Mit einem vorbereitenden Impuls vor den jeweiligen Terminen kannst Du gleich beides abdecken.

Der Impuls: „Freut euch auf…“

Der Hintergrund: Kurz die aktuellen Lernziele anteasern, den Nutzen klarmachen, positiv einstellen und Neugier wecken

Die Frage ist für Dich also, was an einem bestimmten Tag besonders spannend oder wertvoll sein wird. Wird der aktuelle Inhalt beispielsweise auf eine besondere Art den Berufsalltag erleichtern?

Hier kannst Du wirklich kreativ werden und gleichzeitig organisatorische Dinge klären, wie benötigte Materialien oder die Erinnerung an mitzubringende Dinge. Für diese Methode sind kurze persönliche Videos besonders schön und effektiv.

Wenn dein Impuls stark genug ist, können so vielleicht sogar Ausfälle reduziert werden. Denn wir kennen aus der Teilnehmer:innen-Perspektive alle diese Situationen, wo wir geneigt sind, eine Sitzung zu überspringen.

Wenn ich aber weiß, dass ich heute etwas wirklich Wertvolles mitnehmen kann, kann das den Zeiger eventuell nochmal in die richtige Richtung ausschlagen lassen.

Aber auch insgesamt kann diese kontinuierliche Vorbereitungsmethode die Motivation aufrecht erhalten und die Erwartungen vor jedem Termin kanalisieren. Die positive Belegung über die Formulierung „Darauf kannst Du Dich heute freuen“ erzeugt Lernfreude und bietet den Lernenden noch vor dem Start einen greifbaren Ankerpunkt für ihre Erwartungen.

Jetzt geht die Veranstaltung also inhaltlich richtig los! Auch über die ersten Lerninhalte haben wir bereits einmal im Detail gesprochen, schaue Dir >>hier die wichtigen Do’s und Dont’s für den inhaltlichen Einstieg an!

1 Tool, 4 Methoden

Viele Trainer*innen haben mittlerweile sicherlich eine ganze Menge an Online-Tools ausprobiert.

Gerade wenn Du in der digitalen Welt noch neu bist, neigst Du vielleicht sogar dazu, Dir ein ganzes Arsenal an Tools für jedes Szenario zuzulegen.

Dabei liegt genau darin oftmals eine Stolperfalle. Denn wenn Du Dich ohnehin virtuell noch nicht 100% sicher fühlst, trägt die Überforderung durch eine Bandbreite an Tools wahrscheinlich nicht zur Entspannung bei.

Selbst für erfahrene Trainer*innen können zu viele Tools mehr Schwierigkeiten als Nutzen haben. Und auch für Teilnehmer*innen kann es manchmal hauptsächlich Verwirrung oder Überforderung stiften – insbesondere bei Lerngruppen mit weniger digitaler Kompetenz.

Daher empfehlen wir den meisten Trainer*innen sich eher auf ein oder zwei gute Allround-Tools zu konzentrieren und diese auf verschiedene methodische Weisen einzusetzen.

Es gibt sicherlich einige Tools, die sich als Allround-Methode eignen; für dieses Beispiel haben wir uns das Jamboard ausgesucht. Dieses Tool ist besonders niedrigschwellig und kann daher für praktisch jede Zielgruppe verwendet werden.

Zudem benötigt das Jamboard keine vorherige Anmeldung und ist kostenlos in der Anwendung. Ein Tool wie das Jamboard eignet sich also sehr gut für relativ einfache kollaborative Übungen.

Wenn Deine Teilnehmergruppen also über eine höhere digitale Kompetenz verfügen, kannst Du natürlich ein komplexeres Tool verwenden. Umgekehrt kannst Du für andere Gruppen auch komplett auf externe Tools verzichten und stattdessen das eingebaute Zoom Whiteboard verwenden.

Wir zeigen hier nur den Grundgedanken auf, dass Du mit einem Tool verschiedene methodische Zwecke bedienen kannst und nicht für jede Methode ein designiertes Tool benötigst.

Vorbereitung macht souverän

Gerade wenn Du Dich in Online-Settings noch nicht komplett souverän fühlst, wird Dir eine umfassende Vorbereitung viel Sicherheit geben. Am Beispiel des Jamboards bedeutet das vor allem, die benötigten Boards und zugehörigen Links parat zu haben.

Wenn Du mehrere Jamboards einsetzt, solltest Du Dir auf jeden Fall vor Beginn Deines Online-Seminars alle Boards öffnen und/oder eine Linkliste erstellen. So hast Du auch immer direkt die Links bereit, die Du dann über den Chat an Deine Teilnehmer*innen weitergibst.

Vielleicht möchtest Du für Deine Methoden auch Bilder, vorbereitete Textfelder oder ähnliches einsetzen:

Du kannst auch direkt ein passendes Bild als Hintergrund vorgeben

Je nach Teilnehmergruppe kannst Du auch vor den eigentlichen Methoden eine kleine Einführung in das Tool geben, damit Deine Lernenden genau wissen, welche Funktionen es gibt und wie sie diese anwenden können.

Im Falle des Jamboards sollte diese Einführung auch relativ kurz ausfallen können, da die Funktionen überschaubar sind. Bei komplexeren Tools kannst Du eventuell eine Einführungsmethode vorschalten oder vor Seminar-Start einen Technik-Test mit den Teilnehmer*innen machen.

Anwendung 1: Erwartungen abfragen

Diese erste Methode ist wirklich ein Basic im Methodenkoffer, das Dir zeigt, wie Du ein Jamboard für eine einfache Form der kollaborativen Übung nutzen kannst.

Dafür musst Du lediglich ein Jamboard mit verschiedenen Textfeldern vorbereiten und den Link an Deine Gruppe verteilen, damit sie dazukommen können. Natürlich kannst Du aber auch noch einen passenden Hintergrund festlegen, um das Jamboard visuell etwas an den Inhalt anzulehnen.

Falls nötig, erkläre noch einmal kurz, wie Die Teilnehmer*innen selbst Textfelder oder Klebezettel erstellen können. Da das Jamboard keine Registrierung erfordert, können die Lernenden ihre Erwartungen und Meinungen auch anonym und ehrlich äußern. Daher funktioniert dasselbe Prinzip auch beispielsweise für Feedback oder ähnliches.

Anwendung 2: Dokumentation

Ein Jamboard können Deine Teilnehmer*innen auch für die Dokumentation und Präsentation von Ergebnissen aus Gruppenarbeiten nutzen. Das heißt für Deine Vorbereitung natürlich, dass Du im Vorfeld die entsprechende Anzahl an Jamboards erstellen und den Gruppen zur Verfügung stellen musst, bevor Du sie in die Gruppenräume schickst.

Wenn Du Dein Tool wie das Jamboard bereits zum Einstieg genutzt hast, kennen Deine Teilnehmer*innen sich auch bereits etwas aus und können sich nun in den Gruppen weitergehend mit den Funktionen vertraut machen.

Durch den begrenzten Platz auf einem Jamboard bietet es sich hier besonders an, die Ergebnisse auf das Wesentliche zu reduzieren und vor allem auch Bilder einzubinden. Passende Bilder können sich die Gruppen über kostenlose Webseiten wie beispielsweise Pexels oder Pixabay holen.

Das hat gleichzeitig auch noch den Vorteil, dass die Lernenden sich das Wissen durch die visuelle Verknüpfung noch besser merken können.

Falls eine Gruppe mehr Platz benötigen sollte, kann ein Jamboard aber übrigens auch mehrere Seiten umfassen. Im Anschluss kann ein Jamboard immer leicht als PDF oder Bilddatei gespeichert werden.

Anwendung 3: Flipchart

Das Jamboard eignet sich sehr gut für kollaborative Übungen, aber auch Du als Trainer*in kannst es als Präsentations-Tool verwenden.

Verwendest Du beispielsweise in Präsenz gerne Flipcharts, die Du abklebst und nach und nach aufdeckst? Dieselbe Methode kannst Du auch mit einem Jamboard nachbauen:

Die bunten Klebezettel sind also nicht nur bei den Teilnehmer*innen beliebt, sondern können auch von Dir genutzt werden. Mit Hilfe einer solchen Methode bringst Du etwas mehr Bewegung und visuelle Reize in Deinen Input als durch eine statische Präsentation.iHilfe ei

Zusätzlich kannst Du so auch Deine echten Flipcharts virtuell verwenden. Einfach abfotografieren und in ein Jamboard hochladen!

Anwendung 4: Energizer

Ein wirklich toller Energizer ist das digitale Puzzle. Es aktiviert die Gruppe sofort und regt sehr lustige Interaktionen an, wenn alle gleichzeitig an den Teilen ziehen. Wenn Du ein wenig gemein sein möchtest, kannst Du auf ein paar extra Teile mitgeben und die Verwirrung beobachten 😉

Um ein digitales Puzzle umzusetzen, musst Du zunächst ein Bild mit Hilfe eines Image Splitters teilen und die Teile dann in ein Jamboard hochladen:

Mit einem Tool wie imageonline.co kannst Du ein Bild in beliebige Teile aufteilen

Wie Du siehst, kannst Du bereits mit einem recht simplen Tool wie dem Jamboard verschiedenste methodische Zwecke bedienen. Auf diese Weise kannst Du Sicherheit gewinnen und Deine Lernenden werden nicht überfordert.

Falls Dein persönliches Gefühl und die Gruppendynamik es später zulassen, kannst Du immer weitere Tools nach demselben Prinzip hinzunehmen. Grundsätzlich empfehlen wir aber, Dich eben auf eine kleine Anzahl an vielseitigen Tools zu beschränken und diese Tools lieber kreativ einzusetzen.