Hybride Meetings sind eine besondere Herausforderung für jede Veranstalter*in. Die gleichzeitige Anwesenheit von Präsenz- und Online-Teilnehmer*innen erfordert besonders viel Planung und Feingefühl, um dafür zu sorgen, dass sich alle Beteiligten eingebunden fühlen.
Ein Host oder Moderator*in ist hier noch viel mehr in der Verantwortung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Gerade wenn Du noch nicht lange in der Online-Sphäre unterwegs bist, kann es passieren, dass die eine oder andere Seite der Veranstaltung vernachlässigt wird.
Denn manchmal neigt man dazu, die Präsenz-Teilnehmer*innen als „mehr anwesend“ einzustufen und widmet folglich den virtuellen Gästen nicht genügend Zeit. Umgekehrt kann es durch mangelnde Planung oder technische Störungen leicht dazu kommen, dass die Online-Seite eines hybriden Meetings zu viel Raum in Anspruch nimmt.
Zunächst einmal ist also die Grundhaltung entscheidend: Alle Teilnehmer*innen – ob nun im selben Raum physisch anwesend oder virtuell zugeschaltet – sind gleichwertige Teile der Veranstaltung und erfordern dasselbe Maß an Respekt und Aufmerksamkeit.
Darauf aufbauend kannst Du einige Maßnahmen treffen, um den Ablauf eines hybriden Seminars erfolgreich zu gestalten:
1. Technik rechtzeitig einrichten
Auch wenn hybride Meetings nicht unbedingt das komplexeste Setup benötigen, muss für eine funktionierende technische Grundlage gesorgt sein. Häufig gehören dabei zur Ausstattung Laptops auf beiden Seiten, Beamer und Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone.
Insbesondere die Tonqualität kann bei einer hybriden Veranstaltung zum Hindernis werden, da mehrere Menschen gleichzeitig für eventuelle Nebengeräusche sorgen und in unterschiedlicher Distanz zum Mikrofon sitzen. Daher solltest Du mindestens ein qualitativ hochwertiges, großes Mikrofon für den realen Meetingraum haben. Alternativ können aber auch individuelle Ansteck-Mikrofone für bessere Audio-Übertragung sorgen.
Zudem kann es Dir als Moderator*in im virtuellen Raum leichter fallen, alles über einen zweiten Monitor im Blick zu behalten – in einem hybriden Seminar geht es praktisch nicht ohne. Denn wenn im realen Raum über einen Beamer gearbeitet wird, hättest Du von vorne oft die virtuellen Teilnehmer*innen im Rücken.
Wenn Du zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung leitest, solltest Du die technische Seite nicht dem Zufall überlassen – teste im Vorfeld immer alles, was Du kannst. Das gilt ebenfalls für weitere Tools, die zum kollaborativen Arbeiten zum Einsatz kommen sollen.
2. Den (virtuellen) Meetingraum frühzeitig öffnen
Wenn das eigentliche Meeting ansteht, sollte nicht nur der Raum der Präsenzseite frühzeitig geöffnet werden.
Auch die virtuellen Teilnehmer*innen sollten die Möglichkeit bekommen, etwa 10 oder 20 Minuten vor Beginn den Raum betreten zu können. Auf diese Weise kann außerdem noch ein wenig informeller Austausch vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden.
3. Orientierung geben
Als Leiter*in einer hybriden Veranstaltung hast Du viel Verantwortung – vor allem für den strukturierten Ablauf.
Es kann hier ratsam sein, einer besonders geordneten Agenda zu folgen und diese auch den Teilnehmer*innen zu Beginn und/oder in regelmäßigen Abständen etwa in Form einer Folie vor Augen zu halten.
So können alle Beteiligten sich besser orientieren und gemeinsam den thematischen Ablauf einhalten.
4. Delegieren ist ratsam
Die angesprochene Verantwortung für eine hybride Veranstaltung kann durchaus zu viel für eine Person sein und sollte daher besser auf verschiedene Schultern verteilt werden.
Es kann Dir das Leben sehr erleichtern, wenn Du beispielsweise die technischen Aspekte oder die Beobachtung des Chats der virtuellen Seite delegierst. Denn tatsächlich ist es für eine einzelne Person beinahe unmöglich, sowohl die Anwesenden als auch die Zugeschalteten und ihre jeweiligen Anliegen gleichzeitig zu betreuen.
Dafür benötigst Du also hier nicht unbedingt einen designierten Co-Moderator, sondern kannst zu Beginn eines Meetings einen der anwesenden Teilnehmer*innen damit betrauen. Indem einige genau definierte Rollen verteilt werden, fällt es Dir leichter die allgemeine Dynamik und Struktur im Auge zu behalten.
Alternativ bietet sich auch ein Buddy-System an, bei dem jeweils ein Teilnehmender der anwesenden und der zugeschalteten Seite ein Team bilden und darauf achten, dass keiner von beiden den Anschluss verliert oder übersehen wird.
5. Persönlich ansprechen
Denn das Ziel ein jeder Veranstaltung ist natürlich, dass sich alle Teilnehmer*innen gehört und einbezogen fühlen. Da es in einem hybriden Meeting aber sogar noch schwieriger sein kann, dass alle zu Wort kommen, kannst Du die Kommunikation gezielt anregen.
Sprich beispielsweise bewusst einzelne Teilnehmer*innen mit Namen an und erfrage ihre Meinung oder Einschätzung. Das ist insgesamt ein guter Tipp für Online-Veranstaltungen, da in einem solchen Setting viele Menschen seltener das Wort ergreifen. Du kannst auch um einen Freiwilligen bitten, der im Anschluss an seinen Beitrag das Wort an eine weitere Teilnehmer*in weitergibt.
6. Nicht zu weit ins Virtuelle abdriften
Natürlich bietet es sich an, dass auch die im Raum anwesenden Teilnehmer*innen einen Laptop zur Verfügung haben. Auf diese Weise kann gemeinsam an Dokumenten, Umfragen oder Whiteboards gearbeitet werden.
Es kann dann aber in einem hybriden Setting auch schnell passieren, dass auf beiden Seiten alle Teilnehmer*innen nur noch den Laptop vor sich im Blick haben.
Daher kannst Du zum Beispiel die Anwesenden darum bitten, nur während der kollaborativen Arbeitsphasen den Laptop zu nutzen und ihn andererseits zur Seite zu stellen.
7. Auflockerung schadet nicht
Ob virtuell oder anwesend: Früher oder später brauchen alle mal eine Pause. Du solltest Deinen Teilnehmer*innen also genug Möglichkeiten geben, um sich kurz einen frischen Kaffee zu holen und sich ein wenig informell untereinander auszutauschen.
Die Pausen können auch immer gut für gemeinsame Bewegungseinheiten genutzt werden – das steigert die Konzentration wieder und hebt die allgemeine Stimmung. Hast Du beispielsweise schon einmal eine kleine Qigong-Einheit eingestreut? Passende Videos findest Du auf YouTube und so können alle Teilnehmer*innen zusammen der Anleitung folgen.
8. Gruppenarbeiten – gerne gemischt!
In hybriden Settings mag man dazu neigen, die Gruppenarbeitsphasen in analoge und digitale Teams aufzuteilen. Tatsächlich verhindert dieser technisch einfachere Weg aber die echte Integration der virtuellen Teilnehmer*innen.
Eine Option kann sein, verschiedene Kleingruppen von Anwesenden mit einem Tablet räumlich aufzuteilen. Die virtuellen Teilnehmer*innen werden wie gehabt in Breakout Rooms eingeteilt und so entstehen reale und zugehörige virtuelle Gruppenräume. Die Lautsprecher und Mikrofone eines Tablets sind für eine Kleingruppe in einem geschlossenen Raum und unmittelbarer Nähe normalerweise ausreichend.
An dieser Stelle wird deutlich, dass hybride Veranstaltung besonders viel Planung erfordern können: Denn für eine solche Variante muss natürlich dafür gesorgt werden, dass genügend Tablets zur Verfügung stehen und diese auch entsprechend bezeichnet an der Online-Session teilnehmen können – etwa Gruppe 1, Gruppe 2. Die Tablets sollten idealerweise auch mit einem Ständer oder Stativ ausgestattet sein, um sie komfortabel auf die richtige Höhe einstellen zu können und sie nicht in der Hand gehalten werden müssen.
9. Feedback einholen
Vor allem, wenn Du in Bezug auf hybride Meetings noch nicht viel Erfahrung hast: Plane immer etwas Zeit für eine kurze Feedback-Runde am Ende ein. So erfährst Du schnell, was besonders gut gelaufen ist und wo es bei der Planung noch Verbesserungspotential gibt.
Auch hier hilft es, die Teilnehmer*innen direkt anzusprechen und dafür zu sorgen, dass sich jeder äußern kann. Denn einfach in den Raum hineinzufragen bringt vermutlich nicht viele wertvolle Ergebnisse zu Tage.
Sind hybride Veranstaltungen komplizierter?
Hybride Veranstaltungen sind zwar nicht neu, aber haben seit dem letzten Jahr sicherlich einen Boom erfahren. Durch ständig wechselnde Vorschriften blieb vielen Teams oft nur diese Möglichkeit. Daher kann es nicht schaden als Trainer*in einen guten Plan für diese Gelegenheiten zu haben oder diese Variante anbieten zu können.
Insgesamt scheint für hybride Veranstaltungen zu gelten: Je mehr Bildschirme und Geräte Dir zur Verfügung stehen, desto kreativer kannst Du auch die Umsetzung gestalten. Es gibt beispielsweise die Möglichkeit für die virtuellen Teilnehmer*innen mehrere Kamerawinkel anzubieten (eventuell mit eigenem/r Kameramann/frau) oder für die Anwesenden die zugeschalteten Teilnehmer*innen auf einzelnen Tablets zu visualisieren.
Daher gilt allgemein durchaus die Richtlinie: Hybride Seminare stehen und fallen mit der Technik. Du musst auf jeden Fall dafür sorgen, dass alle technischen Elemente funktionieren. Es gibt in vielen Fällen die Möglichkeit, einen in der Gruppe vor der eigentlichen Veranstaltung einen Technik-Test als Warmup durchzuführen.
Als Moderator*in bist Du im hybriden Setting Regisseur*in und Deine Teilnehmer*innen profitieren besonders von klaren Anweisungen und einem durchdachten Plan. Insgesamt solltest Du bei der Planung einer hybriden Veranstaltung besonderes Augenmerk auf alle Details legen: Je weniger Du in einem solch komplexen Setting improvisieren musst, desto entspannter wird der Ablauf.
