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Online-Seminare – Schwierige Situationen meistern

Es ist Donnerstag, der 5.3.2020. Das Corona Gespenst nimmt langsam merkwürdige Formen an. Von der IT-Abteilung des Bildungsträgers, bei dem ich mit festen Projektstunden und als Dozentin für Digitale Kompetenzen beauftragt bin, erhalten alle Mitarbeiter die Anweisung, sich die Applikation WebEx zu installieren, man hat sich für diese Plattform aus verschiedenen Gründen entschieden, bei Problemen sollen wir uns melden. Den Teilnehmenden habe ich am Freitag dann den gleichen Auftrag gegeben, sich die App auf Ihre Seminar-Tablets zu laden. Am Sonntag, dem 8.3. kam die Mail von der Geschäftsleitung, dass die Teilnehmer*innen und die Lehrenden das Gebäude nicht mehr betreten dürfen. Wir machen ab sofort die Weiterbildung online. Oha, also Sonntagnachmittag Dozentinnen und Dozenten informieren, Teilnehmer*innen für Montag vor das Gebäude einladen, um ihnen die Laptops zur Verfügung zu stellen. Es musste geklärt werden, welche Hardware die Dozentinnen und Dozenten für ihre Arbeit im Homeoffice benötigen. Hier habe ich meinen ersten Irrtum begangen, ich bin davon ausgegangen, dass Dozenten und Dozentinnen, die in der Weiterbildung „Digitale Kompetenz“ unterrichten auch automatisch Online lehren können. Natürlich war das nicht so. Und so ging es doch in fast jedem Bildungsunternehmen, in den Schulen, den Ausbildungsstätten und den Bildungsträgern.

Welche Probleme sind Euch begegnet?

Wenn man unter Kollegen eine Umfrage macht, welche Schwierigkeiten ihnen in Online-Seminaren begegnen bzw. begegnet sind, dann lautet die Antwort in aller Regel:“ technische Probleme“. Das ist auch der Grund, weshalb ich in meiner Checkliste so ausführlich auf die Technik eingegangen bin,

Man stelle sich einmal vor, Du wirst von einem Kunden beauftragt, ein Rhetorik-Seminar, welches Du eigentlich in Präsenz machen solltest, plötzlich online stattfinden muss. Viele Dozenten oder Trainer die jahrelange Praxiserfahrung haben, hatten auf der anderen Seite noch nie einem Online-Seminare gehalten. So, also was haben sie gemacht? YouTube Videos geschaut sich mit anderen Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht, Blogs gelesen. E-Books heruntergeladen, also on demand gelernt.

Viele Kolleginnen und Kollegen haben das sehr gut gemeistert, die technische Infrastruktur zu gestalten.

Technischer Service für BYOD

Was aber den meisten überhaupt nicht klar war, ist die Tatsache, dass die Teilnehmer selbst, sich auch nicht mit der Technik auskennen das heißt wenn du ein Online Seminar hast oder gestartet hast dann waren u. U. erstmal die die Teilnehmer mit der Technik total überfordert. Und dann solltest du technischen Support leisten für Handy Tablets Notebooks Systeme die du überhaupt nie gesehen hast. Deshalb würde ich in diesem Blogartikel gerne auf die Probleme eingehen, auftauchen können, wenn man Online Seminare macht.

Einer der Fehler die häufig auftauchen ist, dass das Mikrofon des Teilnehmers nicht funktioniert, er kann aber den Dozenten hören, es kann einfach sein, dass der Teilnehmer sein Mikrofon noch nicht angeschaltet hat. Da das in den Systemen unterschiedlich ist, hilft es, mit den Teilnehmern unter Umständen über eine Messenger-Gruppe kommunizieren zu können. Manchmal ist es auch einfach so dass der Dozent in den Plattformen die die Funktion des Mikrofons, erst freischalten muss.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass die Teilnehmer Headsets nutzen, die eine Stumm-Taste am Kabel, haben die, deaktiviert werden muss. Was auch häufig passiert ist, dass externe Mikrofone erst im System eingestellt werden müssen und man sollte auf jeden Fall darauf achten, dass Klinkenstecker ordentlich eingesteckt sind.

Externe Unterstützung

Hinzu kommt das Problem, dass du Teilnehmer hast, die unterschiedliche Devices haben spricht der eine schaut mit dem Handy zu der nächste hat ein Tablet und der aller nächste hat einen Laptop mit Windows 7 wo die Einstellungen anders sind. Das heißt, ist häufig in Online-Seminar Anfang regelrecht für den Support bei den Teilnehmern für die Technik zuständig. Deshalb empfehle ich, wenn du selbst dich nicht gut mit der Technik auskennst, hier für den Start bei Teilnehmern die du auch nicht kennst, jemanden mitzunehmen, der die technische Seite mit den Teilnehmern klärt. Damit du am Ende nicht Probleme hast das Seminar zu starten, weil ein Teilnehmer/in mit der Technik festhängt und Du Dich nur um diesen einen Teilnehmer kümmern musst.

Meine Internetverbindung ist schlecht

Wenn die Bandbreite des Internets, indem du arbeitest nicht groß genug ist, kann es sein, dass du Probleme bekommst deine Präsentationen hochzuladen. Meine Empfehlung ist, auf jeden Fall eine Kopie in der Cloud zu speichern sodass du im Zweifelsfall über deinen Account und die Bildschirmteilung die Präsentation trotzdem starten kannst. Sollte das nicht möglich sein, so kannst du den Teilnehmern die Datei dann freigeben oder per E-Mail und dass die Inhalte dann in Einzelarbeit erarbeitet werden können. Dich ist, wo deine Dateien in einem Format speichert das sozusagen in jedem virtuellen Raum auch in Fremdsystemen gelesen werden kann. Hier empfehle ich die Dateien auf jeden Fall noch einmal in pdf-Format.

Der Supergau ist für ein Online-Seminar, das Internet komplett zusammenbricht oder der Server des Anbieters für den virtuellen Klassenraum ausfällt dann hast du nur die Möglichkeit das Seminar tatsächlich zu verschieben. Wenn die Verbindung sehr niedrig ist dann werdet ihr Probleme bekommen mit Videos zu arbeiten also mit den Teilnehmer Videos meine ich, dann ist es auf jeden Fall besser, wenn ihr die Videos einfach ausschaltet, dass du dann nur über Audio arbeitest das entlastet die Verbindung so dass Du dann weiterarbeiten kannst.

Ich empfehle dir auch bevor du das Seminar startest mit einer weiteren E-Mail zu testen, ob die Teilnehmer problemlos in den virtuellen Raum kommen. Manchmal müssen Updates noch gefahren werden damit dein Seminarraum funktioniert, es müssen Plugins installiert sein, diese technischen Voraussetzungen müssen im Vorhinein geklärt sein.

Bitte warten

Die meisten virtuellen Klassenräumen verfügen über einen sogenannten Wartezone, diese kannst du nutzen um technische Themen schon einmal anzusprechen: Herzlich willkommen hier einige Hinweise zum Thema Technik: Bitte schalten sie ihr Headset oder ihre Mikrofone stumm. Bitte sorgen Sie dafür, dass dieses oder jenes passiert.“ Wenn du technische Tools nutzt wie z.b.  das dann kannst du vorher auch eine Folie machen und genau noch mal zeigen vielleicht über ein Screen Video wie das anzuwenden ist da kannst du viele technische Störungen schon vermeiden. Wenn du mit Gruppenräumen arbeitest, wenn du mit dem Whiteboard deine Applikation arbeitest, wenn du mit sonstigen technischen Tools arbeitest dann macht es manchmal Sinn, wenn die Teilnehmer das vorher ausprobieren können.

Super Stress in Online Seminaren

Stell Dir vor, Du bist im virtuellen Raum und die Teilnehmer/innen schweigen. Im Präsensseminar kannst Du die Körpersprache deuten und Du reagierst dann, indem Du die Teilnehmer aktivierst. Das ist virtuell schwierig.

Es könnte ja sein, dass den Teilnehmer/innen den Nutzen nicht klarsehen können, dann ist einfach die Motivation niedrig, hier ist halt wichtig, dass Du am Anfang die Erwartungen abgleichst. Gegebenenfalls musst Du flexibel die Schwerpunkte des Seminars verlagern.

Achte beim Online Seminar darauf, dass Du genügend Pausen machst und die Seminarzeiten für die Teilnehmer/innen nicht überfordernd ist. Gut ist für die Interaktion, dass Du Tools nutzt um die Teilnehmer/innen aufmerksam sein müssen. Das kann schon eine Murmelgruppe nach dem Input sein. Fragestellungen müssen eindeutig sein, wenn die Fragestellung überfordert steigern Teilnehmer aus. Achte auf dosierte Überforderung.

Nicht alle Teilnehmer gehören zu den kommunikativen Lernern, achte darauf, dass, Du irgendwann im Laufe des Seminars alle  Teilnehmer*innen namentlich ansprichst.

Zeitmanagement

Wenn Aufgaben massiv in Diskussionen ausarten, dann sollte man die Diskussion verlagern. Z.B. in die Pausen oder in eine Lernmanagementplattform. Wenn sich neue Themen zum Lernen ergeben, verschiebe in eine weitere Lerneinheit.

Wenn Teilnehmer eine andere Meinung haben kann es im Seminar zu ausufernden Diskussionen kommen, wenn Du vorab Brainstormings machst und abfragst, welchen Standpunkt die Teilnehmer/innen vertreten und das kannst Du dann produktiv in den Ablauf einarbeiten.

Dateitransfer, Fragestellung klären, Tools lernen, kostet online Zeit, lass Deinen Teilnehmer/innen Zeit zu lernen, zu verstehen. Redezeit kann man auf eine Minutenanzahl beschränken, jeder hat 3 Minuten Zeit… damit man ausufernde Redebeiträge abkürzen kann.

Pünktlich anfangen

Teilnehmer*innen haben Probleme den Start eines Online Seminars verbindlich einzuordnen, weil sie das Live Seminar mit Onlinekursen verwechseln, wo sie lernen können, wann sie wollen. Achte darauf, dass Du das bei der Einladung kommunizierst.

Hilfreich ist auch, dass Du kurz vor dem Online Seminar noch einmal eine Erinnerung sendest, nach dem Motto, in 30 Minuten sehen wir uns. Hier noch einmal der Einwahllink, die anderen Teilnehmer ich und freuen sich, wenn wir um 14:00 Uhr pünktlich starten.

Wenn sich Teilnehmer*innen am Arbeitsplatz einloggen werden sie vermutlich erst einmal ihre Emails lesen, deshalb macht es Sinn, den Seminarstart nicht zu früh zu legen. Hier ist 9.00 Uhr morgens eine bessere Startzeit. Rechne damit, den Teilnehmer*innen dann Zeit einzuräumen, die E-Mails abzurufen.

Ich empfehle dir auch bevor du das Seminar startest, mit einer anderen E-Mail-Adresse zu testen, ob die Teilnehmer problemlos in den virtuellen Raum kommen. Manchmal müssen Updates noch gefahren werden damit dein Seminarraum funktioniert, es müssen Plugins installiert sein, diese technischen Voraussetzungen müssen im Vorhinein geklärt sein.

Menschen im Seminar

Ja, es menschelt auch in den Online-Seminar könnte z.b., dass Teilnehmer sich im Text Chat als die Zwischenredner und Besserwisser entpuppen, ganz genau, wie im Präsenzseminar. Wir sollten Einträge, die vielleicht auch provokant sind, nicht ignorieren. Alle Teilnehmer können das Lesen, deshalb solltest du auf jeden Fall angemessen darauf reagieren.

„Ich lese gerade im Chat, dass Herr XY folgende Anmerkung hat, ich habe das Gefühl, dass da Fragen offen sind, verraten sie uns bitte, was sie genau damit meinen.“

Im Zweifelsfall muss man das „Pausengespäch“ telefonisch führen. Wenn gar nichts geht, kann man Teilnehmer/innen auch aus dem virtuellen Raumausschließen.

Ein anderes Phänomen passiert eher in Inhouse-Trainings, das informelle Gespräch an der Kaffeemaschine wird einfach im Chat geführt.  Man sollte den Teilnehmer/innen die Möglichkeit geben in Pausen oder vor dem Start sich informell auszutauschen und auch in der Gruppenarbeit die Zeiten großzügig bemessen, damit Teilnehmer/innen sich auch privat austauschen können. Am Ende kann man den Chat zwischendurch ausschalten und Online- Seminarkarten für Zwischenfragen und Bemerkungen nutzen.

So geht lernen auch

Du bist als Dozent als Trainer angetreten, Dein Fachthema weiterzugeben, es ist ein völlig neues Fachgebiet, sich als Online-Trainer sicher zu fühlen. Viele emotionalen und zwischenmenschlichen Themen verbergen sich hinter der Hürde Online Seminar. Du bist sicher in Deinem Fachthema, Du hast alles getan, um die technische Hürde zu meistern und angemessen darauf vorbereitet, dann kannst Du nicht mehr tun.

Wenn also technische Probleme und Pannen passieren, nimm es als Lernsituation. Lernen, wie man gelassen bleibt, wie und wann technische Probleme auftauchen und wie man diese beheben kann. Lerne, welche Probleme Teilnehmer mit Technik und Online-Weiterbildung haben. Teilnehmer verzeihen Dir viel, wenn Du klarmachst, dass die Situation auch für Dich Lernen bedeutet.